Administratief medewerker

Als administratief medewerker binnen de afdeling Veiligheid ondersteun je collega's bij uiteenlopende taken rondom vergunningen, toezicht, handhaving en markten. Je zorgt dat processen soepel verlopen, bewaakt overzicht en levert betrouwbare ondersteuning in een dynamische omgeving. 

Je afdeling/team

De afdeling Veiligheid (ruim 60 professionals en een flexibele schil) is verdeeld in vier teams: Toezicht Openbare Ruimte, Markten & Havens, Vergunningen, en Openbare Orde & Veiligheid. Samen met onze inwoners, ondernemers en professionele partners in de stad werken we dagelijks aan de veiligheid in Zwolle.

De administratie van de afdeling is onderdeel van het team Vergunningen. De administratie bestaat met jou erbij uit vier enthousiaste collega's, die intensief samenwerken met vergunningverleners, juristen, toezichthouders en handhavers en adviseurs veiligheid. Alle collega’s hebben verschillende taakaccenten en verdelen het overige dagelijkse werk, zoals het vastleggen en archiveren van besluiten, actiepunten en relevante documenten en het opstellen van bestuurlijke handhavingsbrieven en zorgen voor correcte verzending en archivering.

Dit doe jij

Je ondersteunt de teams binnen de afdeling administratief op het gebied van veiligheid, vergunningen, toezicht & handhaving, en markten & havens. Je bent het aanspreekpunt voor interne en externe partijen bij administratieve vragen. De werkzaamheden verricht je samen en in afstemming met de andere collega’s van je team.

Jouw specifieke taken zijn:

• notuleren tijdens overleggen, zoals het evenementenoverleg en overleggen over veiligheids-casuïstiek;
• coördineren van afspraken voor interne en externe overleggen;
• verwerken van facturen, betalingen en inkomsten met betrekking tot markten en havens;
• signaleren van knelpunten in processen en meedenken over verbeteringen. 

Dit ben jij

Je bent een enthousiaste en betrokken collega die energie haalt uit een dynamische werkomgeving. Je schakelt moeiteloos tussen uiteenlopende taken en weet daarbij altijd het overzicht te bewaren. Je bent flexibel en proactief, speelt snel in op veranderingen en neemt initiatief om zaken te verbeteren. Nieuwe werkzaamheden en systemen maak je je snel eigen, en je werkt nauwkeurig met oog voor de behoeften van collega’s en externe partners. Je houdt van afwisseling, stelt gemakkelijk prioriteiten en behoudt structuur in je werk. Digitale systemen zijn voor jou geen obstakel maar een uitdaging; je vindt snel je weg, ook als ze nieuw voor je zijn. Technologie wekt je nieuwsgierigheid en je denkt graag mee over hoe processen slimmer en efficiënter kunnen. Heb je een goed idee, dan deel je dat met overtuiging en werk je samen aan verbetering.

Daarnaast beschik je over:

• minimaal een mbo-diploma in administratieve richting en een aantal jaren werkervaring;
• bij voorkeur ervaring met Medewerkersportaal of een ander zaaksysteem;
• affiniteit en ervaring met administratieve processen.

Dit bieden wij

Het betreft een functie voor 32-36 uur per week. In Zwolle werken we hybride, met een goede balans tussen thuis werken en op kantoor. Dit stem je af met je leidinggevende. Je start met een jaarcontract, met de bedoeling om je daarna een vast dienstverband te geven. Wij investeren in je professionele ontwikkeling met een opleidingsbudget, gericht op jouw functie.

Je kunt het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van maximaal € 3.980 (functieschaal 7) op basis van een werkweek van 36 uur. Het salaris is afhankelijk van opleiding en ervaring;
• 17,05% boven op je salaris in de vorm van een individueel keuzebudget (IKB), waarmee je een deel van je arbeidsvoorwaarden naar eigen wens kunt inrichten. Denk bijvoorbeeld aan extra vakantiedagen, fiscale uitruil van je fitnessabonnement, of de aanschaf van een fiets;
• een goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof;
• een budget om je werkplek thuis in te richten, een laptop en telefoon van de ‘zaak’.

Alle arbeidsvoorwaarden en de cao Gemeenten vind je op deze pagina. 

Meer weten?

Wil je meer weten over de functie? Bel of mail met Yvonne Kiers: (06) 11 95 57 96 / y.kiers@zwolle.nl. 

Solliciteren

Solliciteren kan tot en met 16 november 2025, alleen via onderstaande sollicitatieknop. De selectiegesprekken zijn gepland op donderdag 20 november vanaf 13.00 uur en 25 november vanaf 13.00 uur.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Zwolle, #hartvoordestad en voor de organisatie

In Zwolle geloven we dat het leven beter wordt als we samenwerken met inwoners, ondernemers en partners in de stad. En dat blijkt te werken, want Zwolle scoort hoog op ‘kwaliteit van leven’. Inwoners hebben hart voor de stad, houden van het groen, wonen, werken en ondernemen er met plezier.

We zijn een organisatie waar we elkaar waarderen, accepteren en respecteren om wie we zijn. Diversiteit verrijkt onze organisatie en zorgt voor een kleurrijk Zwolle, waar iedereen zich thuis voelt. In Zwolle kun je jezelf ontwikkelen, je interesses en vaardigheden verkennen en de vrijheid ervaren om te doen wat je leuk vindt en waar je goed in bent. 

Waarom zou jij voor Zwolle willen werken?

Om ook blij te worden van jouw inzet voor onze mooie stad! Lees de verhalen van onze collega’s en de diverse redenen waarom zij blij worden van hun werk voor Zwolle.